El control de inventarios es un pilar fundamental en la gestión de operaciones para cualquier PYME. Tener una buena estrategia de gestión de inventario permite a las empresas minimizar costos, evitar rupturas de stock y garantizar que los productos estén disponibles cuando el cliente lo necesita. Existen varias estrategias para optimizar la gestión de inventario, pero dos de las más populares y efectivas son el inventario perpetuo y el inventario cíclico. En esta entrada, exploraremos en qué consisten estas estrategias, sus beneficios y cómo implementarlas en una PYME para mejorar la eficiencia.
¿Qué es el control de inventarios?
El control de inventarios es el proceso mediante el cual una empresa gestiona sus niveles de stock. El objetivo es encontrar un equilibrio entre tener suficiente inventario para satisfacer la demanda sin incurrir en costos adicionales por exceso de productos. Una mala gestión de inventarios puede llevar a problemas como exceso de stock, productos obsoletos o, peor aún, la falta de productos disponibles cuando el cliente los necesita.
Inventario perpetuo
El inventario perpetuo es una estrategia de control que permite a las empresas mantener un registro en tiempo real de su inventario. Cada vez que un producto entra o sale del almacén, el sistema se actualiza automáticamente. Este tipo de inventario requiere de un sistema de gestión de inventario (WMS) o un software que registre automáticamente las transacciones de inventario a medida que ocurren.
Ejemplo: En una pyme que vende productos electrónicos, cada vez que se vende un teléfono o se recibe un nuevo lote de productos, el sistema actualiza automáticamente la cantidad disponible en el inventario. Esto permite saber en todo momento cuántas unidades de un producto quedan y cuándo es necesario realizar un nuevo pedido.
Ventajas del inventario perpetuo
- Información en tiempo real: Esta es la mayor ventaja del inventario perpetuo. Al tener actualizaciones automáticas cada vez que hay una transacción, la empresa puede tomar decisiones informadas en tiempo real, evitando roturas de stock o exceso de inventario.
- Reducción de errores humanos: Dado que las actualizaciones son automáticas, se reduce la posibilidad de errores en la contabilización manual.
- Mejor planificación: Al tener información actualizada constantemente, la empresa puede planificar mejor sus compras y gestionar de manera más eficiente sus relaciones con los proveedores.
Desventajas del inventario perpetuo
- Costos iniciales: Implementar un sistema de gestión de inventarios puede tener un costo inicial considerable para una pyme, especialmente si no cuenta con la infraestructura tecnológica adecuada.
- Dependencia de la tecnología: Al ser un sistema automatizado, el inventario perpetuo depende completamente de la tecnología. Si el software falla, puede haber problemas importantes en la gestión del inventario.
Inventario cíclico
El inventario cíclico, también conocido como inventario rotativo, es una estrategia en la que el inventario se revisa de manera periódica en intervalos predefinidos. A diferencia del inventario perpetuo, en este sistema no se lleva un registro en tiempo real, sino que se programan revisiones periódicas para contar los productos y ajustar los registros en función de las diferencias encontradas.
Ejemplo: Una pyme que gestiona productos de papelería puede decidir revisar su inventario cada dos semanas. Durante esas revisiones, se cuentan los productos disponibles y se ajustan los registros de inventario en función de lo que se ha vendido o recibido en ese periodo.
Ventajas del inventario cíclico
- Menores costos iniciales: A diferencia del inventario perpetuo, el inventario cíclico no requiere de sistemas automatizados ni software avanzado. Esto lo convierte en una opción más asequible para pymes que no tienen grandes recursos tecnológicos.
- Facilidad de implementación: Implementar un sistema de inventario cíclico es relativamente sencillo. Solo requiere establecer intervalos de tiempo para realizar las revisiones y asignar personal para realizarlas.
- Mejor control de inventario: Realizar revisiones periódicas permite a la empresa detectar discrepancias en el inventario y ajustar los registros de manera oportuna, lo que puede ayudar a mejorar la precisión.
Desventajas del inventario cíclico
- Menor exactitud: Dado que no se actualiza en tiempo real, el inventario cíclico puede dar lugar a discrepancias durante el periodo entre las revisiones.
- Mayor tiempo dedicado a las revisiones: El inventario cíclico requiere que el personal dedique tiempo a realizar las revisiones periódicas, lo que puede ser una carga adicional para las empresas con recursos limitados.
¿Cuál estrategia es mejor para tu pyme?
La elección entre inventario perpetuo e inventario cíclico dependerá de las necesidades y recursos de tu pyme. Si tu empresa maneja un gran volumen de productos y necesita saber en todo momento cuántos artículos hay disponibles, el inventario perpetuo puede ser la mejor opción, aunque requerirá una mayor inversión en tecnología. Por otro lado, si tu pyme maneja un inventario más pequeño o tiene menos recursos, el inventario cíclico puede ser una solución más práctica y asequible.
En ambos casos, es crucial que el sistema de inventario esté alineado con los objetivos de tu empresa y que el personal esté capacitado para gestionar el inventario de manera eficaz.
El control de inventarios es un aspecto clave para la eficiencia de cualquier pyme. Ya sea que elijas implementar un sistema de inventario perpetuo o un sistema de inventario cíclico, lo importante es que sepas cuál estrategia se ajusta mejor a las necesidades de tu empresa. Mantener un control adecuado sobre el stock te ayudará a reducir costos, mejorar la satisfacción del cliente y evitar problemas en la cadena de suministro. Analiza tus necesidades y recursos, y elige la estrategia que mejor optimice tus operaciones de inventario.
