El punto 7.5 de la norma ISO 9001 exige que las empresas mantengan un control eficaz de la documentación relacionada con el sistema de gestión de calidad (SGC). Un plan de control de documentos permite garantizar que toda la información crítica esté actualizada, accesible y protegida, lo que es esencial para asegurar el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.
Qué establece el punto 7.5 de ISO 9001
El punto 7.5 requiere que las organizaciones desarrollen procedimientos para crear, revisar, actualizar y controlar los documentos relacionados con el sistema de gestión de calidad. El objetivo es que la información relevante esté siempre disponible y accesible para quienes la necesiten, y que cualquier cambio o actualización esté debidamente gestionado.
Ejemplo: En una pyme dedicada a la fabricación de productos alimenticios, los procedimientos de control de calidad y los registros de producción deben estar actualizados y accesibles para todos los empleados involucrados en los procesos de control de calidad.
Pasos para crear un plan de control de documentos
- Definir los documentos clave El primer paso es identificar cuáles son los documentos clave que necesitan controlarse dentro de la organización. Estos documentos pueden incluir políticas de calidad, procedimientos, manuales de operación, instrucciones de trabajo, y registros.
Ejemplo: En una pyme del sector manufacturero, los documentos clave podrían incluir los procedimientos de inspección de calidad, los registros de mantenimiento de equipos y los manuales de seguridad.
- Asignar responsabilidades Cada documento debe tener un responsable que se encargue de su creación, actualización y control. Esto asegura que los documentos no se desactualicen y que cualquier cambio sea aprobado antes de su implementación.
Ejemplo: Una pyme podría asignar al jefe de producción la responsabilidad de revisar y actualizar el manual de procedimientos de operación cada seis meses.
- Controlar el acceso y la distribución Es crucial garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a los documentos controlados. Esto no solo protege la integridad de la información, sino que también evita errores operativos causados por el uso de documentos desactualizados o incorrectos.
Ejemplo: En una empresa de servicios, los empleados podrían acceder a las políticas de servicio al cliente a través de una plataforma digital, garantizando que siempre estén utilizando la versión más reciente.
- Establecer procedimientos de revisión y actualización Los documentos deben ser revisados y actualizados periódicamente para reflejar cualquier cambio en los procesos, regulaciones o requisitos del cliente. El plan de control de documentos debe incluir un calendario de revisiones y definir el proceso de aprobación para cualquier cambio.
Ejemplo: Si una pyme introduce una nueva máquina en su proceso de producción, los procedimientos operativos deben actualizarse para incluir las instrucciones específicas para el uso de esa máquina.
- Almacenar y proteger los documentos El almacenamiento adecuado de los documentos es esencial para garantizar su protección y disponibilidad. Los documentos deben estar protegidos contra daños, pérdida o acceso no autorizado. En la actualidad, muchas empresas optan por sistemas digitales de gestión documental que permiten un control más efectivo.
Ejemplo: Una pyme puede almacenar digitalmente todos los registros de auditoría interna en un servidor seguro, asegurando que estén disponibles para las próximas auditorías.
Importancia de un plan de control de documentos en las pymes
Un plan de control de documentos es fundamental para las pymes porque les permite gestionar de manera ordenada toda la información relacionada con sus procesos de calidad. Esto asegura que todos los empleados trabajen con la información más actualizada y que se cumplan los requisitos normativos.
Beneficios de un plan de control de documentos
- Consistencia: Garantiza que todos los empleados utilicen los mismos procedimientos y documentos actualizados.
- Reducción de errores: Evita confusiones y errores al asegurar que los documentos desactualizados se retiren del uso.
- Facilidad de auditoría: Mantener un control adecuado de los documentos facilita las auditorías internas y externas, ya que la empresa puede demostrar que cumple con los requisitos de la ISO 9001.
Implementar un plan de control de documentos basado en el punto 7.5 de la norma ISO 9001 es esencial para asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo dentro de una pyme. Al seguir estos pasos, las empresas pueden garantizar que toda la información clave esté actualizada, accesible y bien gestionada, lo que mejora la calidad de los procesos y la satisfacción del cliente.
