Las auditorías internas son una herramienta clave para evaluar la efectividad del sistema de gestión de calidad (SGC) dentro de una empresa. El punto 9.2 de la norma ISO 9001 establece que las organizaciones deben realizar auditorías internas periódicas para verificar el cumplimiento de los requisitos de la norma y para asegurarse de que el SGC se está implementando correctamente. Para las pymes, estas auditorías permiten identificar áreas de mejora, corregir desviaciones y garantizar la mejora continua.
Qué establece el punto 9.2 de la ISO 9001
El punto 9.2 de la ISO 9001 especifica que las organizaciones deben llevar a cabo auditorías internas de manera regular. Estas auditorías tienen como objetivo evaluar si el sistema de gestión cumple con los requisitos establecidos por la norma y por la propia organización. También se busca asegurar que los procesos son eficaces y se implementan conforme a lo planificado.
Ejemplo: Una pyme de fabricación puede realizar auditorías internas trimestrales para asegurarse de que los procesos de producción cumplen con los estándares de calidad y que se están documentando correctamente.
Pasos para realizar auditorías internas
- Planificación de la auditoría El primer paso es planificar la auditoría. Esto implica definir el alcance de la auditoría, los criterios a evaluar y los procesos que serán revisados. El plan de auditoría debe incluir el calendario de auditorías y la asignación de auditores.
Ejemplo: En una pyme del sector alimentario, se puede planificar una auditoría para revisar los procesos de control de calidad, almacenamiento de ingredientes y el cumplimiento de normas de higiene.
- Selección de auditores Es importante que los auditores sean imparciales y no estén involucrados directamente en el proceso que están auditando. En las pymes, es común que los auditores sean empleados capacitados en la norma ISO 9001 o, si es necesario, se puede recurrir a auditores externos.
Ejemplo: Una empresa de servicios puede designar a un supervisor de calidad que no está directamente relacionado con el área de atención al cliente para realizar la auditoría de ese departamento.
- Revisión de documentos Un paso clave en la auditoría es la revisión de los documentos y registros del SGC. Esto incluye la política de calidad, los procedimientos operativos, los registros de control de calidad y cualquier otro documento relacionado con los procesos auditados.
Ejemplo: En una pyme de manufactura, se puede revisar el registro de no conformidades para verificar si se están gestionando adecuadamente las acciones correctivas.
- Entrevistas con el personal Durante la auditoría, los auditores deben entrevistar al personal responsable de los procesos auditados. Esto permite obtener información de primera mano sobre cómo se llevan a cabo los procesos y si se siguen los procedimientos establecidos.
Ejemplo: En una pyme de tecnología, el auditor puede entrevistar al equipo de desarrollo para verificar que siguen los procedimientos de pruebas de software antes del lanzamiento de productos.
- Observación de los procesos La observación directa de los procesos en acción es fundamental. Esto permite al auditor comprobar si las actividades se realizan de acuerdo con los procedimientos documentados y si hay alguna desviación que deba corregirse.
Ejemplo: En una pyme dedicada a la fabricación de muebles, el auditor puede observar el proceso de ensamblaje para asegurarse de que se sigan los controles de calidad en cada etapa.
- Redacción del informe de auditoría Tras completar la auditoría, los auditores deben redactar un informe que describa sus hallazgos. El informe debe incluir tanto las no conformidades detectadas como las oportunidades de mejora. También debe indicar si el SGC es eficaz y cumple con los requisitos de la ISO 9001.
Ejemplo: Si una empresa encuentra que los controles de inventario no se realizan de manera constante, el informe de auditoría debe recomendar acciones correctivas para mejorar el proceso.
- Acciones correctivas Una vez que se emite el informe, la organización debe implementar acciones correctivas para resolver las no conformidades identificadas. Estas acciones deben abordarse de manera rápida y efectiva para evitar que los problemas vuelvan a ocurrir.
Ejemplo: Si durante una auditoría se detecta que los registros de mantenimiento de equipos no se están completando correctamente, la empresa debe implementar una acción correctiva para garantizar que se cumpla con el procedimiento.
Frecuencia de las auditorías internas
La frecuencia de las auditorías internas depende de la complejidad de la organización y de los procesos críticos que se auditen. Para las pymes, es recomendable realizar auditorías al menos una vez al año, aunque algunas áreas críticas podrían requerir auditorías más frecuentes.
Beneficios de las auditorías internas para las pymes
- Detección de problemas: Las auditorías internas permiten identificar problemas antes de que se conviertan en mayores inconvenientes para la organización.
- Mejora continua: Al identificar oportunidades de mejora, las auditorías internas fomentan la mejora continua de los procesos y productos.
- Cumplimiento normativo: Asegura que la empresa cumple con los requisitos de la ISO 9001, evitando no conformidades en auditorías externas.
Las auditorías internas, según el punto 9.2 de la ISO 9001, son fundamentales para garantizar que el sistema de gestión de calidad de una pyme sea eficaz y cumpla con los estándares de calidad. Seguir un proceso de auditoría bien planificado permite detectar problemas, corregir desviaciones y asegurar la mejora continua en toda la organización.
